Los ejecutivos valoran el e-mail por encima de todos sus demás datos

7 junio 2009 at 10:37 AM Deja un comentario

En caso de pérdida de datos, los buzones de correo electrónico sería lo primero que preferirían recuperar el 81% de los ejecutivos de negocio tomados como muestra de su estudio por Kroll Ontrack.

Dave Pearson, analista senior de investigación para almacenamiento de IDC, no se muestra sorprendido por los resultados de este sondeo, dado que considera el correo electrónico de importancia crítica para las empresas debido a la enorme cantidad de información que contiene.

“Contratos de prueba para vendedores y clientes,memorandos confidenciales…, todo tipo de documentos de trabajo, documentos de procesos, presentaciones, materiales de ventas, todas estas cosas pasan por los buzones de e-mail en distintos momentos”, explica Pearson.

De hecho, las grandes organizaciones, especialmente aquellas que se encuentren implicadas en alguna contienda legal, deberían, según Pearson, disponer de un repositorio centralizado de backup para su e-mail. “Esto haría el proceso de descubrimiento de información mucho más fácil y más barato para ellas”.

No obstante, muchas compañías todavía carecen de una política de archivo de correo electrónico bien planificada. “Gran parte de las empresas no son conscientes de la enorme cantidad de información de negocio que está contenida en su e-mail, ni de cuantos asuntos importantes e incluso confidenciales se dicen a través de él, y que, por tanto, deberían ser sometidas a la posibilidad de un control posterior en caso de necesidad”, explica Pearson.

Las copias de respaldo se hacen imprescindibles

“Realizar un backup adecuado del correo electrónico debería ser una prioridad y una práctica habitual en el ámbito de las TI”, coincide George Goodall, analista senior de investigación de Info-Tech Research. “Muchos empleados, especialmente los ejecutivos, utilizan incluso sus buzones de correo como un repositorio de conocimiento. El problema es que es difícil de someter a copias de backup y, lo que resulta más importante, es difícil de recuperar. Se trata de una gran base de datos de información y, por tanto, resulta difícil recuperar un mensaje concreto”.

Una solución al problema consistiría en disponer de un sistema de archivado de e-mail que cree un archivo entre el servidor de correo electrónico y el nivel de almacenamiento, según Goodall. Esto mejoraría la eficiencia global del sistema de correo electrónico y reduciría la carga de los departamentos TI al facilitar el backup, la recuperación, el descubrimiento de mensajes borrados y el e-discovery en general.

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